Smlouva o zpracování osobních údajů

podle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR)

Platná od 15. 10. 2026

Smluvní strany

Správce: pořadatel, který používá službu Akcenka (dále jen „pořadatel“).
Zpracovatel: IceFrame s.r.o., IČO 06711294, se sídlem Chudenická 1059/30, Hostivař, 102 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 443757 (dále jen „zpracovatel“).

Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy pořadatel při registraci odsouhlasí obchodní podmínky. Platí po dobu používání služby.

Zpracovatel zpracovává pro pořadatele osobní údaje účastníků jeho akcí a jejich zákonných zástupců, a to pouze za účelem poskytování služby Akcenka: přihlášky, evidence plateb, párování výpisů, rozesílání e-mailů, vyúčtování a vratky, vystavení potvrzení o zaplacení.

2. Rozsah údajů

Kategorie subjektů: účastníci akcí (včetně dětí), jejich zákonní zástupci, plátci.
Kategorie údajů: jméno a příjmení, datum narození, e-mail, telefon, poznámka k přihlášce, údaje o platbách (částka, datum, variabilní symbol, jméno a číslo účtu plátce), číslo účtu pro vratku, záznamy o odeslaných e-mailech.
Zvláštní kategorie údajů (např. zdravotní) služba v současnosti neshromažďuje. Pokud je pořadatel vloží do poznámky, odpovídá za to sám.

3. Povinnosti zpracovatele

Zpracovatel:

zpracovává údaje jen na základě doložených pokynů pořadatele, které tvoří nastavení a používání služby,
zajistí, aby osoby s přístupem k údajům byly vázány mlčenlivostí,
přijme vhodná technická a organizační opatření: šifrovaný přenos, oddělení dat jednotlivých pořadatelů, řízení přístupů, neveřejné úložiště dokladů, zálohy,
zapojí další zpracovatele (hosting a databáze, rozesílání e-mailů) jen tehdy, pokud jsou vázáni stejnými povinnostmi. O jejich změně informuje pořadatele předem a pořadatel může vznést námitku,
pomáhá pořadateli vyřizovat žádosti subjektů údajů a plnit povinnosti podle čl. 32–36 GDPR,
ohlásí pořadateli porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od jeho zjištění,
po skončení smlouvy nebo na pokyn pořadatele údaje smaže do 30 dnů, pokud zákon nevyžaduje jejich uložení,
poskytne pořadateli informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR a umožní audit v přiměřeném rozsahu po předchozí domluvě.

4. Povinnosti pořadatele

Pořadatel odpovídá za to, že má pro zpracování údajů účastníků právní důvod a že účastníkům poskytl informace podle čl. 13 GDPR. Pokyny dává zpracovateli prostřednictvím služby nebo písemně na info@akcenka.cz.

5. Předávání mimo EU

Údaje jsou uloženy na serverech v Kanadě (Montréal, region Canada Central). Serverové funkce aplikace běží v globální síti, která není omezena na EU; e-mailové služby mohou některé údaje zpracovávat také v USA. Předání do Kanady je založeno na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně osobních údajů (2002/2/ES), předání do USA na standardních smluvních doložkách EU podle kapitoly V GDPR.

6. Závěrečná ustanovení

Smlouva se řídí právem České republiky. Nedílnou součástí jsou Obchodní podmínky. Seznam aktuálních dalších zpracovatelů zpracovatel poskytne pořadateli na vyžádání.